最終更新日 2024年6月17日 by rostea

ビルメンテナンスは、建物の価値を維持し、快適な環境を提供するために欠かせない業務です。しかし、その一方で、管理コストの増大は所有者や管理会社にとって大きな悩みの種でもあります。

特に昨今の経済状況を考えると、コスト削減は喫緊の課題と言えるでしょう。とはいえ、単に経費を抑えるだけでは、かえって建物の機能や価値を損なうリスクもあります。

そこで本稿では、ビル管理のプロとして長年の経験を積んできた私の視点から、効果的なコスト削減の方法をご紹介します。設備管理や人材管理など、各分野における具体的な改善ポイントを解説しながら、質を落とさずにコストを最適化するためのヒントをお伝えできればと思います。

私が以前、太平エンジニアリングの後藤悟志社長とお話しした際にも、「現場の知恵を結集し、無駄を削ぎ落としていくことが大切だ」というお言葉をいただきました。まさにその通りで、現場に根差した地道な取り組みこそが、コスト削減の真髄だと私は考えています。（後藤悟志(太平エンジニアリング社長)の人柄／理念／社員への思い／職場環境や待遇はどうなの？より）

これから紹介する内容が、皆様のビル管理業務にお役立ていただければ幸いです。それでは、一緒にコスト削減の勘所を探っていきましょう。

コスト削減の基礎知識

ビルメンテナンスコストの構成要素

コスト削減を進める上で、まず押さえておくべきポイントは、ビルメンテナンスコストの構成要素を理解することです。一口にメンテナンスコストと言っても、その内訳は多岐にわたります。

主な項目としては、以下のようなものが挙げられます。

• 人件費（管理者・作業員の給与、福利厚生費など）
• 設備管理費（点検・修繕費、エネルギー費など）
• 清掃費（日常・定期清掃、資材費など）
• 警備費（人的警備、機械警備の費用など）
• 修繕・更新費（大規模修繕、設備更新など）

これらの項目ごとに、コストの特性や削減のアプローチは異なります。例えば、人件費や清掃費は比較的固定的な費用であるのに対し、エネルギー費や修繕費は変動要素が大きいと言えます。

したがって、コスト構造を把握した上で、各項目に応じた効果的な施策を講じていくことが肝要です。

コスト削減の重要性と目的

なぜコスト削減が重要なのでしょうか。その理由は、大きく分けて2つあると考えています。

1つは、オーナーや管理組合の経済的負担を軽減し、建物の収益性を高めることです。特に賃貸ビルの場合、管理コストの抑制は家賃設定や入居率に直結する重要な要素です。

もう1つは、限られた予算の中で建物の機能と価値を最大限に引き出すことです。コストを削る代わりに品質を下げるのは本末転倒です。むしろ、運営の効率化によって生み出した余剰資金を、設備の更新や省エネ化など、建物の付加価値向上につなげることこそが本来の目的と言えるでしょう。

だからこそ、目先の数字にとらわれず、中長期的な視点でコスト削減に取り組むことが大切なのです。

以前、私が担当したオフィスビルでは、設備の modernization（近代化）と称して、旧式の空調システムを最新の高効率機器に更新する提案をしました。初期投資はかさみましたが、ランニングコストの大幅な削減と快適性の向上により、テナントの満足度が上がり、結果的に建物の資産価値を高めることができました。

このように、コスト削減は建物の競争力を左右する重要な経営課題なのです。では、次章から具体的な取り組み方を見ていきましょう。

設備管理におけるコスト削減

定期点検の徹底と予防保全

設備管理においてコストを抑えるための基本は、徹底した定期点検と予防保全です。小さな異常を放置して、大きな故障や事故につながってしまっては、修理費用だけでなく、営業停止による損失も莫大なものになりかねません。

そうした事態を防ぐには、日頃から設備の状態を細かくチェックし、軽微な不具合であっても早期に対処することが不可欠です。特に、経年劣化が進みやすい箇所や、高負荷がかかる部位には、重点的に目を配る必要があります。

具体的な点検項目としては、以下のようなものが考えられます。

• 空調設備：フィルターの汚れ、冷媒の漏れ、圧縮機の異音など
• 電気設備：絶縁抵抗の低下、接続部の発熱、照明器具の不点灯など
• 給排水設備：配管の錆び・漏水、弁の作動不良、ポンプの異常振動など
• 昇降機：ワイヤーロープの摩耗、ブレーキの利き具合、着床時の振動など

これらの点検を確実に実行し、不具合の兆候をいち早く察知することで、設備のライフサイクルコストを最小限に抑えることができるのです。

ただし、注意しなければならないのは、点検自体もコストがかかる行為だということです。必要以上に頻繁に行えば、人件費などのランニングコストがかさんでしまいます。

そこで重要になるのが、リスクとコストのバランスを見極める力です。設備の重要度や使用頻度に応じて、最適な点検サイクルを設定する。そして、異常の早期発見・早期対応を心がける。こうした管理の勘所を押さえることが、総コストの削減につながるのです。

省エネ設備の導入と運用

次に、省エネルギー設備の導入と運用について解説します。昨今の社会情勢を鑑みれば、光熱費の削減は、ビルメンテナンスにおける最重要課題の1つと言っても過言ではありません。

省エネ設備の具体例としては、LED照明や高効率空調、節水型トイレ、太陽光発電システムなどが挙げられます。これらの設備を導入することで、一定の初期投資は必要になるものの、中長期的なランニングコストの削減効果は非常に大きいのです。

例えば、従来の蛍光灯をLEDに交換するだけで、照明の消費電力を50％以上削減できるケースもあります。また、最新のインバータ空調機を使えば、部分負荷時の効率が大幅に向上し、無駄なエネルギー消費を抑えられます。

ただし、こうした設備を導入しただけでは、十分な効果は得られません。肝心なのは、その運用方法です。再び後藤社長の言葉を借りれば、「ハードだけでなく、ソフト面の工夫が省エネの鍵を握る」のです。

具体的には、以下のような取り組みが考えられます。

• 照明：昼光の利用、人感センサーによる自動点滅、適切な照度設定など
• 空調：外気温に応じた運転設定、使用頻度に合わせたゾーン制御など
• OA機器：不要時の電源オフ、省電力モードの活用など

加えて、テナントや利用者への啓発活動も欠かせません。節電の必要性を丁寧に説明し、一人一人の意識を高めていく地道な努力が、大きな成果につながるのです。

エネルギー管理システムの活用

さらに、省エネを進める上で効果的なのが、エネルギー管理システム（EMS）の活用です。EMSとは、建物内のエネルギー使用状況をリアルタイムに監視・制御するためのシステムのことを指します。

具体的には、電力量や室温、照度などのデータを集中管理し、最適な運転状態を自動的に判断・制御します。空調の温度設定を細かくコントロールしたり、ピーク時の電力を抑制したりと、きめ細かな省エネ運用を実現できるのです。

また、EMSから出力されるデータを分析することで、エネルギーロスの原因究明や、更なる改善策の立案にも役立てられます。数値に基づく合理的な判断が、効果的なコスト削減につながるのです。

導入に際しては、初期コストや管理の手間など、一定の課題はあります。しかし、運用を工夫することで、長期的なメリットを享受できるはずです。

実際、私が関わったあるホテルでは、EMSを核とした省エネ改修を行い、年間のエネルギーコストを20％以上削減することができました。館内の快適性を損なわずに、大幅なコストダウンを実現した好事例と言えるでしょう。

人材管理におけるコスト削減

業務効率化と人員配置の最適化

設備面の話に加えて、人材管理の観点からもコスト削減を考える必要があります。その第一歩は、業務の効率化と、それに伴う人員配置の最適化です。

具体的な取り組みとしては、以下のようなことが考えられます。

• 管理業務のアウトソーシング（清掃・警備など）
• 作業手順の標準化・マニュアル化
• ITツールの活用（タブレット端末による点検入力など）
• シフトの柔軟な組み替え

こうした施策を通じて、限られた人員で最大限の効果を発揮できる体制を整えることが肝要です。

特に、繁忙期と閑散期で業務量に大きな差がある場合は、パートタイマーの活用など、柔軟な勤務形態の導入も一考の価値があります。管理品質を維持しつつ、ムダのない人員配置を実現することが、コスト削減の大きな鍵を握ります。

とはいえ、安易な人員削減は禁物です。現場の声を無視した機械的なコストカットは、かえって管理レベルの低下を招き、結果的に余計な出費につながりかねません。

大切なのは、現場の実情を踏まえた上で、業務の合理化とQCDのバランスを図ること。その意味で、私たち管理者には、高度な判断力と調整力が求められると言えるでしょう。

教育研修によるスキルアップとモチベーション向上

もう1つ重要なのが、社員の教育研修です。ビル管理の品質は、ひとえに現場スタッフの能力に左右されます。彼らの知識・技能を高め、モチベーションを引き出すことは、安定したサービス提供に欠かせない要素なのです。

研修の具体的な内容としては、以下のようなものが考えられます。

• 法令・規則に関する知識（建築基準法、消防法など）
• 設備の仕組みと操作方法（電気・空調・給排水など）
• 省エネ・環境対応に関する知見
• 安全衛生管理の徹底
• CS（顧客満足）の考え方と実践

加えて、ベテランから若手への技術伝承の仕組みづくりも大切です。OJTを通じた実践的な指導は、スタッフの成長を促す有効な手立てと言えるでしょう。

こうした地道な取り組みは、一見コストアップ要因のようにも見えます。しかし、中長期的なスパンで考えれば、人材の底上げこそが、サービスの向上とコスト削減を両立する上で不可欠なのです。

私が以前勤めていた管理会社では、独自の社内資格制度を設け、スタッフのレベルアップを図っていました。試験の合格者にはインセンティブを与える一方で、一定の評価基準をクリアしない社員には、追加の研修受講を義務づける。そんな仕組みを通じて、全体の管理レベルを引き上げていったのです。

現場力を高める努力は、時間もコストもかかります。しかし、それ以上のリターンを生む「攻めの投資」だと、私は考えています。

アウトソーシングの活用

先述の通り、管理業務の一部をアウトソーシングすることも、人件費の削減に有効な手段です。

特に、清掃や警備といった定型的な業務は、外部委託によるコストメリットが出やすい分野と言えます。専門業者のスケールメリットを活かせば、自社で人員を抱えるよりも効率的にサービスを提供できるケースが少なくありません。

また、設備の点検・保守など、高度な技術を要する業務についても、専門性の高い業者に委ねることで、品質の向上と安定的な運用が期待できます。

ただし、アウトソーシングを行う際は、以下のようなポイントに注意が必要です。

• 委託業者の選定（実績・信頼性・コストパフォーマンスなど）
• 業務内容・水準の明確化（仕様書・SLAなど）
• 定期的なモニタリングと評価
• 自社との役割分担・連携体制の構築

特に、単にコストダウンを目的とするのではなく、自社の管理レベルとのバランスを考えることが肝心です。安易な丸投げは、かえって品質の低下を招き、結果的に顧客の信頼を損ねるリスクもあります。

あくまでも、自社の管理業務を補完し、全体の最適化を図るという視点が欠かせません。その意味では、委託業者との綿密なコミュニケーションと、協力体制の構築が何より重要だと言えるでしょう。

その他のコスト削減ポイント

契約交渉力強化と競争入札の活用

コスト削減を進める上で、もう1つ見逃せないポイントが、契約交渉力の強化です。特に、設備の更新や大規模修繕など、高額な発注を伴う案件では、入札プロセスの適正化が欠かせません。

具体的には、以下のような取り組みが考えられます。

• 入札参加者の拡大（幅広い業者選定）
• 仕様書・要求水準の明確化
• 評価基準の事前開示と透明性確保
• 交渉のテクニック習得（価格・品質・納期など）

こうした施策を通じて、適正な価格競争を促し、コストパフォーマンスの高い業者選びを実現することが肝要です。

加えて、日頃からの業者とのリレーション構築も重要なポイントです。信頼関係があれば、仕様の細部まで踏み込んだ議論ができ、納得感のある価格交渉も可能になります。

とはいえ、安易なコストカットを求めるのは禁物です。品質・安全性とのバランスを考えずに、単に安ければいいという姿勢では、後のトラブルを招きかねません。

大切なのは、中長期的な視点に立ち、適正な対価を判断する目利き力を養うこと。その意味で、私たち管理者には、高度な交渉力と、バランス感覚が求められると言えるでしょう。

廃棄物削減とリサイクル

次に、廃棄物の削減とリサイクルについても触れておきたいと思います。ビル管理の現場では、日々大量のゴミが排出されます。その処理コストも、軽視できない金額になるケースが少なくありません。

そこで重要になるのが、3Rの考え方です。リデュース（発生抑制）、リユース（再使用）、リサイクル（再生利用）を徹底することで、ゴミの量を減らし、処理コストの削減を図るのです。

具体的な取り組みとしては、以下のようなことが考えられます。

• 使い捨て製品の使用抑制（紙コップ・ストローなど）
• 備品の長寿命化（定期的なメンテナンスなど）
• 分別の徹底と再利用の促進
• テナントへの啓発活動（ポスター掲示・説明会など）

加えて、外部の専門業者と連携し、リサイクル率の高い処理ルートを確保することも大切です。例えば、古紙や金属くずなど、売却益が見込める廃棄物もあります。そうした価値にも着目し、効率的な処分を心がけたいものです。

とはいえ、廃棄物の削減は、一朝一夕には進みません。テナントや利用者の意識改革を含め、地道な取り組みの積み重ねが何より重要だと、私は考えています。

情報共有とコミュニケーションの改善

最後に、情報共有とコミュニケーションの重要性についても触れておきます。ビル管理は、多岐にわたる業務が複雑に絡み合う、いわば総合力が問われる仕事です。

その中で、部門間・スタッフ間の連携不足は、大きなロスにつながりかねません。無駄な作業の重複や、ミスコミュニケーションによるトラブルは、コスト面でも大きな痛手となるのです。

そうした事態を防ぐには、情報の一元化と、関係者間の密接な意思疎通が欠かせません。具体的には、以下のような取り組みが考えられます。

• 定期的な会議・ミーティングの開催
• 業務日報・引き継ぎノートの活用
• 情報共有ツールの導入（グループウェア・SNSなど）
• 現場と管理部門の交流促進

こうした施策を通じて、組織内の情報流通を活性化し、全体最適の観点から業務を進めることが肝要です。

加えて、風通しの良い職場風土を醸成することも大切だと思います。些細な問題でも、気軽に相談・報告できる雰囲気があれば、早期の改善につながります。

私自身、現場の声に真摯に耳を傾け、積極的に対話を重ねることを心がけています。スタッフとの信頼関係こそが、コスト削減の原動力になると信じているからです。

まとめ

以上、ビルメンテナンスにおけるコスト削減の勘所について、私なりの考えを述べてきました。

繰り返しになりますが、大切なのは目先の数字に囚われず、中長期的な視点でコストとクオリティのバランスを取ること。安易な経費削減は、かえって管理品質の低下を招き、結果的に余計な出費につながりかねません。

その意味で、私たちビル管理者には、高度な判断力と調整力が求められます。設備・人材・業務プロセス等々、あらゆる側面からコストダウンの余地を探る。そして、建物の特性や、オーナー・テナントのニーズに合わせた、きめの細かい対応を重ねる。そうした地道な積み重ねの先に、真の意味での最適化が図れるのだと思います。

冒頭でも触れた通り、後藤悟志氏は「現場の知恵を結集し、無駄を削ぎ落としていくことが大切だ」と語っておられました。まさに、その言葉通りだと感じずにはいられません。

ビル管理の原点は現場にあります。机上の空論ではなく、足元をしっかりと見つめた実直な取り組み。それこそが、コスト削減の王道だと、私は信じて疑いません。

本稿が、皆様の日々の業務に少しでもお役に立てれば幸いです。